Privacyverklaring

Koninklijke Harmonie Vrijheid en Onafhankelijkheid Boutersem (KHVO)

1. Wie zijn wij?

De Koninklijke Harmonie Vrijheid en Onafhankelijkheid Boutersem (KHVO), gevestigd te 12de Liniehof 10, 3370 Boutersem, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

De Jeugdband Boutersem (JBB) is de jeugdwerking van KHVO en geen aparte rechtspersoon. Alle gegevensverwerking gebeurt onder verantwoordelijkheid van KHVO.

Voor vragen over deze privacyverklaring kan u contact opnemen via:
📧 Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

• (kandidaat-)leden
• ouders/voogden van minderjarige leden
• deelnemers aan activiteiten
• geïnteresseerden die contact opnemen

2.1 Gegevens van leden

• naam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• geboortedatum
• instrument(en)
• datum van toetreding
• aanwezigheid bij activiteiten

2.2 Aanvullende gegevens (indien van toepassing)

• gegevens nodig voor verzekering (via VLAMO)
• rijksregisternummer (enkel indien wettelijk vereist, bv. fiscale attesten)

2.3 Gegevens van geïnteresseerden

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer (optioneel)
• inhoud van uw bericht (via contactformulier of e-mail)

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• beheer van het lidmaatschap
• organisatie van repetities, concerten en activiteiten
• communicatie met leden en deelnemers
• aansluiting bij en verzekering via VLAMO
• naleving van wettelijke verplichtingen (bv. fiscale attesten)
• beantwoorden van vragen via het contactformulier

4. Op basis waarvan verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst (uw lidmaatschap)
• wettelijke verplichtingen (bv. verzekeringen, fiscale attesten)
• gerechtvaardigd belang (werking van de vereniging)
• toestemming (indien vereist, bv. voor gerichte portretten)

5. Gebruik van foto’s en video’s

Tijdens repetities, concerten en activiteiten kunnen foto’s en video-opnames gemaakt worden om de werking en sfeer van de vereniging in beeld te brengen.

Deze beelden kunnen gebruikt worden voor:

• de website van KHVO
• sociale media van de vereniging
• promotionele communicatie (bv. affiches, nieuwsbrieven)

Dit gebruik gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar activiteiten te tonen en te promoten.

Hierbij wordt steeds een afweging gemaakt tussen dit belang en het recht op privacy van de betrokkenen.

Wij maken hierbij geen doelgerichte portretten zonder toestemming, maar gebruiken voornamelijk sfeerbeelden van groepsactiviteiten.

Indien u niet wenst dat u of uw kind herkenbaar in beeld komt, vragen wij om dit vooraf te melden via:
📧 Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

Wij zullen hier in de mate van het mogelijke rekening mee houden (bijvoorbeeld bij gerichte foto’s), maar kunnen niet garanderen dat personen volledig vermeden worden in algemene sfeerbeelden.

6. Minderjarigen

Voor minderjarige leden worden persoonsgegevens verstrekt door een ouder of wettelijke voogd.

Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens en verwerken ze enkel in het kader van de werking van de vereniging.

7. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Gegevens worden enkel gedeeld indien noodzakelijk, bijvoorbeeld met:

• VLAMO (voor verzekering)
• overheidsinstanties indien wettelijk verplicht
• verzekeringsmaatschappijen indien nodig

8. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• ledengegevens: tot 1 jaar na het einde van het lidmaatschap
• wettelijke gegevens (bv. fiscale attesten): volgens wettelijke bewaartermijnen
• contactaanvragen: maximaal 1 jaar na afhandeling

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies
• misbruik
• onbevoegde toegang

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te kijken
• uw gegevens te laten verbeteren
• uw gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• uw toestemming in te trekken
• uw gegevens over te dragen

Hiervoor kan u contact opnemen via:
📧 Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit

11. Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de site (bijvoorbeeld voor het contactformulier).

Wij gebruiken geen analytische of tracking cookies.

12. Datalekken

Indien zich een inbreuk voordoet op de beveiliging van persoonsgegevens, nemen wij de nodige maatregelen en handelen wij conform de geldende wetgeving.

Indien vereist, wordt dit gemeld aan de bevoegde autoriteiten en betrokkenen.

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van KHVO, inclusief de Jeugdband Boutersem.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatste update: april 2026